Là dân văn phòng chắc chắn sẽ có lúc bạn phải sử dụng đến bảng Excel. Dưới đây, KHODETHINUCE xin chia sẻ những thủ thuật Excel hay cho dân văn phòng mà bạn nên biết để có thể hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, khoa học và hiệu quả nhất!
Thủ thuật sử dụng phím tắt trong Excel cho dân văn phòng
Excel là một công cụ rất hữu ích cho dân văn phòng. Trong quá trình làm việc, không ít thì nhiều chúng ta sẽ phải có lúc phải sử dụng đến phần mềm này để làm việc hiệu quả, khoa học hơn. Chính vì vậy, việc nắm chắc các thủ thuật Excel cho dân văn phòng không chỉ giúp bạn làm việc nhanh chóng, dễ dàng hơn mà còn giúp bạn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đồng nghiệp và cấp trên.
Và chắc chắn, một pro Excel phải nắm rõ và biết cách sử dụng các phím tắt (hotkey). Việc sử dụng phím tắt Excel sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian thao tác đi rất nhiều nên bạn làm việc sẽ nhanh hơn, hiệu quả hơn. Thực sự việc sử dụng các phím tắt này là không thể thiếu đối với một người làm văn phòng, đặc biệt là dân kế toán chuyên nghiệp. Sau đây, hãy cùng KHODETHINUCE học thuộc một số phím tắt cơ bản trong Excel để ứng dụng vào công việc của mình nhé!
Nhóm phím tắt điều hướng trong bảng tính Excel
Phím mũi tên ▽◁▷△: Di chuyển lên, xuống, sang trái, hoặc sang phải trong một bảng tính.
Pg Dn/Pg Up: Di chuyển xuống cuối bảng tính/ lên đầu của bảng tính.
Alt + Pg Dn/Alt + Pg Up: Di chuyển màn hình sang phải/ trái trong một bảng tính.
Tab/Shift + Tab: Di chuyển một ô sang phải/ sang trái trong một bảng tính.
Home: Di chuyển đến ô đầu của một hàng trong một bảng tính.
Ctrl + Home: Di chuyển đến ô đầu tiên của một bảng tính.
Ctrl + End: Di chuyển đến ô cuối cùng chứa nội dung trên một bảng tính.
Ctrl + F: Hiển thị hộp thoại Find and Replace (mở sẵn mục Tìm kiếm – Find).
Ctrl + H: Hiển thị hộp thoại Find and Replace (Mở sẵn mục Thay thế – Replace).
Shift + F4: Lặp lại việc tìm kiếm trước đó.
Ctrl + G (hoặc F5 ): Hiển thị hộp thoại ‘Go to’.
Ctrl + ◁/Ctrl + ▷: Bên trong một ô: Di chuyển sang ô bên trái hoặc bên phải của ô đó.
Alt + ▽: Hiển thị danh sách AutoComplete.
Nhóm phím tắt chèn và chỉnh sửa dữ liệu
Phím tắt Undo/Redo
- Ctrl + Z: Hoàn tác hành động trước đó (nhiều cấp) – Undo.
- Ctrl + Y: Đi tới hành động tiếp đó (nhiều cấp) – Redo.
Làm việc với Clipboard
- Ctrl + C: Sao chép nội dung của ô được chọn.
- Ctrl + X: Cắt nội dung của ô được chọn.
- Ctrl + V: Dán nội dung từ clipboard vào ô được chọn.
- Ctrl + Alt+ V: Nếu dữ liệu tồn tại trong clipboard: Hiển thị hộp thoại Paste Special.
Các phím tắt chỉnh sửa bên trong ô Excel
- F2: Chỉnh sửa ô đang chọn với con trỏ chuột đặt ở cuối dòng.
- Alt + Enter: Xuống dòng trong cùng một ô Excel.
- Enter: Hoàn thành nhập 1 ô và di chuyển xuống ô phía dưới.
- Shift + Enter: Hoàn thành nhập 1 ô và di chuyển lên ô phía trên.
- Tab/Shift + Tab: Hoàn thành nhập 1 ô và di chuyển đến ô bên phải/hoặc bên trái.
- Esc: Hủy bỏ việc sửa trong một ô.
- Backspace: Xóa ký tự bên trái của con trỏ văn bản, hoặc xóa các lựa chọn.
- Delete: Xóa ký tự bên phải của con trỏ văn bản, hoặc xóa các lựa chọn.
- Ctrl + Delete: Xóa văn bản đến cuối dòng.
- Ctrl + Shift + : (dấu hai chấm): Chèn thời gian hiện tại.
- Alt + H + F + C: Phím tắt tô màu trong Excel, bạn chọn ô có dữ liệu muốn đổi màu, nhấn phím Alt rồi nhấn H, vẫn giữ Alt nhấn tiếp F, tiếp tục giữ Alt và nhấn C rồi chọn màu cần đổi.
Chỉnh sửa các ô hoạt động hoặc lựa chọn
- Ctrl + D: Copy nội dung ở ô bên trên.
- Ctrl + R: Copy ô bên trái.
- Ctrl + “: Copy nội dung ô bên trên và ở trạng thái chỉnh sửa.
- Ctrl + ‘: Copy công thức của ô bên trên và ở trạng thái chỉnh sửa.
- Ctrl + -: Hiển thị menu xóa ô/hàng/cột.
- Ctrl + Shift + +: Hiển thị menu chèn ô/hàng/cột.
- Shift + F2: Chèn/Chỉnh sửa một ô comment.
- Shift + F10, sau đó M: Xóa comment.
- Alt + F1: Tạo và chèn biểu đồ với dữ liệu trong phạm vi hiện tại.
- F11: Tạo và chèn biểu đồ với dữ liệu trong phạm vi hiện tại trong một sheet biểu đồ riêng biệt.
- Ctrl + K: Chèn một liên kết.
- Enter (trong một ô có chứa liên kết): Kích hoạt liên kết.
Ẩn và hiện các phần tử
- Ctrl + 9: Ẩn hàng đã chọn.
- Ctrl + Shift + 9: Bỏ ẩn hàng đang ẩn trong vùng lựa chọn chứa hàng đó.
- Ctrl + 0 (số 0): Ẩn cột được chọn.
- Ctrl + Shift + 0 (số 0): Bỏ ẩn cột đang ẩn trong vùng lựa chọn.
- Lưu ý: Trong Excel 2010 không có tác dụng, để hiện cột vừa bị ẩn, nhấn: Ctrl + Z.
- Alt + Shift + ▷: Nhóm hàng hoặc cột.
- Alt + Shift + ◁: Bỏ nhóm các hàng hoặc cột.
Chỉnh sửa bên trong ô
- Shift + ◁/Shift + ▷: Chọn hoặc bỏ chọn một ký tự bên trái / bên phải.
- Ctrl + Shift + ◁/Ctrl + Shift + ▷: Chọn hoặc bỏ chọn một từ bên trái / bên phải.
- Shift + Home/Shift + End: Chọn từ con trỏ văn bản đến đầu / đến cuối của ô.
Nhóm phím tắt làm việc với dữ liệu được chọn
Chọn các ô
- Shift + Space (Phím cách): Chọn toàn bộ hàng.
- Ctrl + Space (Phím cách): Chọn toàn bộ cột.
- Ctrl + Shift + * (dấu sao): Chọn toàn bộ khu vực xung quanh các ô đang hoạt động.
- Ctrl + A (hoặc Ctrl + Shift + phím cách): Chọn toàn bộ bảng tính (hoặc các khu vực chứa dữ liệu).
- Ctrl + Shift + Pg Up: Chọn sheet hiện tại và trước đó trong cùng file Excel.
- Shift + ▽◁▷△: Mở rộng vùng lựa chọn từ một ô đang chọn.
- Ctrl + Shift + ▽/△: Chọn/bỏ chọn tất cả các ô kể từ ô đang chọn đến cuối cột
- Shift + Pg Dn/Shift + Pg Up: Mở rộng vùng được chọn xuống cuối trang màn hình / lên đầu trang màn hình.
- Shift + Home: Mở rộng vùng được chọn về ô đầu tiên của hàng.
- Ctrl + Shift + Home: Mở rộng vùng chọn về đầu tiên của bảng tính.
- Ctrl + Shift + End: Mở rộng vùng chọn đến ô cuối cùng được sử dụng trên bảng tính (góc dưới bên phải).
Quản lý trong các vùng lựa chọn
- F8: Bật tính năng mở rộng vùng lựa chọn (bằng cách sử dụng thêm các phím mũi tên) mà không cần nhấn giữ phím Shift.
- Shift + F8: Thêm một (liền kề hoặc không liền kề) dãy các ô để lựa chọn. Sử dụng các phím mũi tên và Shift + phím mũi tên để thêm vào lựa chọn.
- Enter/Shift + Enter: Di chuyển lựa chọn ô hiện tại xuống/lên trong vùng đang được chọn.
- Tab/Shift + Tab: Di chuyển lựa chọn ô hiện tại sang phải/trái trong vùng đang được chọn.
- Esc: Hủy bỏ vùng đang chọn.
Nhóm phím tắt định dạng dữ liệu
Định dạng ô
- Ctrl + 1: Hiển thị hộp thoại Format.
- Ctrl + B (hoặc Ctrl + 2): Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng chữ đậm.
- Ctrl + I (hoặc Ctrl + 3): Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng in nghiêng.
- Ctrl + U (hoặc Ctrl + 4): Áp dụng hoặc hủy bỏ một gạch dưới.
- Ctrl + 5: Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng gạch ngang.
- Alt + ‘ (dấu nháy đơn) : Hiển thị hộp thoại Style.
Các định dạng số
- Ctrl + Shift + $: Áp dụng định dạng tiền tệ với hai chữ số thập phân.
- Ctrl + Shift + ~: Áp dụng định dạng số kiểu General.
- Ctrl + Shift + #: Áp dụng định dạng ngày theo kiểu ngày, tháng và năm.
- Ctrl + Shift + @: Áp dụng định dạng thời gian với giờ, phút và chỉ ra AM hoặc PM.
- Ctrl + Shift + ^: Áp dụng định dạng số khoa học với hai chữ số thập phân.
- F4: Lặp lại lựa chọn định dạng cuối cùng.
Căn ô
- Alt + H, A, R: Căn ô sang phải.
- Alt + H, A, C: Căn giữa ô.
- Alt + H, A, I: Căn ô sang trái.
Phím tắt công thức
- =: Bắt đầu một công thức.
- Shift + F3: Hiển thị hộp thoại Insert Function.
- Ctrl + A: Hiển thị cách thức nhập sau khi nhập tên của công thức.
- Ctrl + Shift + A: Chèn các đối số trong công thức sau khi nhập tên của công thức.
- Shift + F3: Chèn một hàm thành một công thức.
- Ctrl + Shift + Enter: Nhập công thức là một công thức mảng.
- F9: Tính tất cả các bảng trong tất cả các bảng tính.
- Shift + F9: Tính toán bảng tính hoạt động.
- Ctrl + Shift + U: Chuyển chế độ mở rộng hoặc thu gọn thanh công thức.
- Ctrl + ‘: Chuyển chế độ Hiển thị công thức trong ô thay vì giá trị.
- Ctrl + Pg Dn (PageDown): Phím tắt chuyển Sheet sang sheet ngay bên phải sheet đang mở
- Ctrl + Pg Up (PageUp): Chuyển sang sheet bên trái sheet đang mở.
- Ctrl + △▽◁▷: Di chuyển tới dòng trên cùng, dưới cùng, cạnh trái, cạnh phải của bảng tính.
- Ctrl + △▽◁▷ + Shift: khoanh chọn vùng dữ liệu tới cuối bảng thay vì chỉ di chuyển ô chọn xuống cuối bảng.
-
Ctrl + Shift + 1 (!): Định dạng ô dạng số thập phân với 2 số sau dấu phẩy.
- Ctrl + Shift + 4 ($): Định dạng ô tiền tệ $.
- Ctrl + Shift + 5 (%): Định dạng ô là số %.
- Ctrl + Shift +; (dấu chấm phẩy): Điền nhanh thời gian hiện tại vào ô trong bảng tính.
- Ctrl + ; (dấu chấm phẩy): Điền ngày hiện tại vào ô.
- Ctrl + ~ (cạnh số 1): Xem toàn bộ các ô ở dạng công thức.
Các thủ thuật tính toán hay trong Excel
Tính toán các bảng dữ liệu là công năng chính của Excel và chúng ta thường phải làm điều này dựa vào các công thức. Công thức là các phương trình thực hiện các tính toán khác nhau trong các bảng tính. Mặc dù Microsoft giới thiệu thêm nhiều hàm mới qua các năm nhưng khái niệm công thức bảng tính Excel vẫn giống nhau trong tất cả các phiên bản Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 và thấp hơn.
- Tất cả các công thức Excel bắt đầu với một dấu bằng (=).
- Sau dấu bằng, bạn nhập hoặc là phép tính hoặc hàm. Ví dụ: để cộng các giá trị trong các ô từ B1 tới B5, bạn có thể:
- Gõ toàn bộ phương trình: = B1 + B2 + B3 + B4 + B5
- Sử dụng hàm SUM: = SUM (B1: B5)
- Nhấn phím Enter để hoàn thành công thức.