7. Phân công công việc
Để mỗi sự kiện được diễn ra suôn sẻ thành công, phía sau hậu trường luôn là cả một ekip chuyên môn từ nhân viên thiết kế, nhân viên kỹ thuật, nhân viên quản lý & điều hành, nhân viên kế toán cho đến nhân viên hậu cần… Tuy vậy, nếu không phải là dân trong nghề, viêc phân công công việc của bạn có thể gặp một chút khó khăn. Không phải ai cũng có đủ kinh nghiệm hoặc chuyên môn để làm tốt việc được giao. Chưa kể họ có thể lơ là công việc, không hoàn thành đúng hạn nếu không có một người liên tục đốc thúc, quản lý.
Do đó, khi tiến hành xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện và phân công công việc, bạn nên có một bản mô tả công việc cùng với thời hạn cụ thể. Yêu cầu các bộ phận/người phụ trách thực hiện nghiêm chỉnh và hoàn thành đúng thời hạn được giao. Trong quá trình đó, bạn cũng nên thường xuyên kiểm tra chất lượng và tiến độ công việc. Đồng thời có sẵn một bản checklist công việc để tiện theo dõi và quản lý, tránh xảy ra những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị và tổ chức.
8. Xây dựng phương án dự phòng & quản lý rủi ro
Có thể bạn đã từng nghe nhiều người nói rằng sự kiện vốn là nghề cân não. Lý do là bởi sự kiện là một trong số rất ít những công việc có thể xảy ra rủi ro bất cứ lúc nào và người làm sự kiện luôn phải căng não để có phương án dự phòng, ứng phó và xử lý một cách nhanh nhất, tốt nhất.
Để xây dựng được những phương án dự phòng khả thi, ngoài việc lường trước những vấn đề có thể phát sinh, bạn nên tiến hành tổng duyệt sự kiện trước khi diễn ra 1-2 ngày.
Thực tế, ngay cả những chuyên gia trong nghề đôi khi cũng gặp phải sự cố không lường trước. Nhưng nhờ kinh nghiệm dày dạn và thái độ bình tĩnh, họ luôn có phương án thay thế rất nhanh chóng đến mức khách tham dự sự kiện không hề nhận ra. Vì vậy, hãy cứ tôi rèn bản thân và sớm muộn một ngày nào đó, bạn cũng sẽ trở thành một chuyên gia event thực thụ.
9. Xác định tiêu chí đánh giá hiệu quả sự kiện
Các tiêu chí đánh giá hiệu quả của sự kiện được xây dựng dựa trên mục đích tổ chức ban đầu. Mục đích tổ chức sự kiện là giới thiệu sản phẩm, truyền thông thương hiệu, tiếp cận khách hàng mục tiêu hay ký kết hợp đồng, tăng doanh số?
Nếu các tiêu chí ấy chưa đạt được, cần tìm hiểu rõ nguyên nhân thực sự nằm ở đâu? Do công tác tổ chức, do kế hoạch truyền thông hay vấn đề nào khác? Hoặc dù đã đạt được hiệu quả, liệu có cách nào để hiệu quả ấy đạt được cao hơn nữa không? Việc đánh giá và phân tích đồng thời cùng lúc sẽ giúp bạn rút ra những kinh nghiệm quý giá để tổ chức những sự kiện sau đó được tốt hơn.
10. Dự trù ngân sách
Việc dự trù ngân sách đối với nhiều doanh nghiệp có thể thực hiện ngay từ ban đầu. Có nghĩa là dựa vào ngân sách để lên kế hoạch, thay vì hoàn thành mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện mới dự trù ngân sách.
Ưu điểm của việc dự trù ngân sách từ trước đó là bạn sẽ không cần lo lắng đến việc sự kiện của mình bị vượt quá mức ngân sách cho phép, hoặc nếu có vượt cũng chỉ ở một mức rất nhỏ.
Ngược lại, nếu bạn lập kế hoạch trước, bạn sẽ không cần phải đắn đo, e ngại đến việc phải cắt khoản chi này, phải bỏ hạng mục kia. Bạn sẽ được thoải mái lập một bản kế hoạch chi tiết và đầy đủ nhất với tất cả những thứ mà theo bạn sẽ đem lại hiệu quả tốt nhất cho sự kiện. Cách làm này sẽ phù hợp với những chương trình đòi hỏi chất lượng mà không quá khắt khe về vấn đề chi phí.
Trên đây là mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết với 10 bước. Thực tế, mỗi người sẽ có một cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu riêng và không có bản kế hoạch nào giống với bản kế hoạch nào. Tuy nhiên, với 10 năm hoạt động trong ngành sự kiện, Luxevent đã đúc rút những kinh nghiệm quý giá và chúng tôi đã dành tâm huyết viết lên mẫu lập kế hoạch tổ chức sự kiện này chia sẻ với bạn. Hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn có được một nền móng vững chắc để tổ chức sự kiện thật chuyên nghiệp, thành công. Nếu gặp phải bất kỳ khó khăn, vướng mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ đội ngũ chuyên gia Luxevent để nhận tư vấn miễn phí nhé!
