báo cáo thực tập quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

Đang xem: Báo cáo thực tập quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

Share Like …

báo cáo thực tập giữa khóa chuyên ngành: kinh tế đối ngoại – nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa nguyên container bằng đường biển tại công ty trách nhiệm hữu hạn maersk việt nam

Xem thêm: Tài Liệu, Sách, Giáo Trình Ukulele Pdf, Giáo Trình Ukulele Nhanh Tay Down Về

2 Comments 4 Likes Statistics Notes

Xem thêm: Đề Tai Nghiên Cứu Khoa Học Tiểu Học Giáo Dục Hay Và Mới Nhất

12 hours ago   Delete Reply Block

Báo cáo thực tập Xuất nhập khẩu hàng hóa Cont bằng đường biển

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ 2 TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ———***——– BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA Chuyên ngành: Kinh tế đối ngoại NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HÓA NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MAERSK VIỆT NAM Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thiên An Mã sinh viên: 1301015007 Lớp: K52C Khóa: K52 Giáo viên hướng dẫn: ThS. Trần Nguyên Chất Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 8 năm 2019 2. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… TP.HCM, ngày tháng năm 2019 Giáo viên hướng dẫn TS. Trần Nguyên Chất 3. 1 MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN…………………………………………………………….2 MỤC LỤC…………………………………………………………………………………………………………………….1 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT…………………………………………………………………………………………4 DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ………………………………………………………………………………5 LỜI MỞ ĐẦU……………………………………………………………………………………………………………….6 CHƯƠNG 1…… GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DAMCO VIỆT NAM ……………………………………………………………………………………………………8 1.1 Qúa trình hình thành và phát triển …………………………………………………………………….8 1.2 Lĩnh vực hoạt động và các sản phẩm dịch vụ ………………………………………………….10 1.2.1 Lĩnh vực hoạt động…………………………………………………………………………………..10 1.2.2 Các sản phẩm dịch vụ ………………………………………………………………………………10 1.3 Bộ máy tổ chức của Công ty …………………………………………………………………………..12 1.3.1 Cơ cấu tổ chức phòng ban ………………………………………………………………………..12 1.3.2 Đội ngũ lãnh đạo………………………………………………………………………………………13 1.4 Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2010- 2015 13 1.5 Vị trí thực tập và kì vọng của sinh viên trước khi tham gia thực tập ……………………15 1.5.1. Vị trí thực tập……………………………………………………………………………………………..15 1.5.2. Kỳ vọng, mục tiêu của sinh viên trước khi tham gia thực tập ……………………….15 CHƯƠNG 2…………………TỔ CHỨC THỰC HIỆN NHẬP KHẨU HÀNG HÓA NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MAERSK VIỆT NAM ………………………………………………………………………………………………..17 4. 2 2.1 Tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container tại Công ty TNHH Maersk 17 2.1.1 Tiếp nhận yêu cầu đặt chỗ (Booking request) …………………………………………..17 2.1.2 Tiến hành đặt chỗ và cấp container rỗng…………………………………………………..19 2.1.3 Gom hàng và xuất hàng ……………………………………………………………………………19 2.1.4 Thông quan hàng hóa……………………………………………………………………………….19 2.1.5 Thanh lý tờ khai và vào sổ tàu ………………………………………………………………….21 2.1.6 Làm vận đơn nhà (House Bill of Lading) và kiểm tra vận đơn chủ (Master Bill of Lading) ………………………………………………………………………………………………………21 2.1.7 Gửi chi tiết lô hàng đã phát sinh (Pre-alert) cho đại lý nước hàng đến. ……..22 2.1.8 Theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau khi tàu đi ……………………………………….22 2.1.9 Kiểm tra hồ sơ của lô hàng đã phát sinh và làm thư báo nợ (Debit note) …..22 2.1.10 Gửi giấy báo nợ (Debit note) cho khách hàng kiểm tra và xác nhận………….22 2.1.11 Làm Shipping Request cho bộ phận kế toán để tính lợi nhuận ………………….22 2.2 Thực tế áp dụng cho một lô hàng cụ thể ………………………………………………………….23 CHƯƠNG 3……………….ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MAERSK VIỆT NAM ………………………………………………………………………………………………..28 3.1 Những điểm mạnh ………………………………………………………………………………………….28 3.2 Những mặt hạn chế …………………………………………………………………………………………29 3.3. Đánh giá kết quả thực tập………………………………………………………………………………….32 3.3.1. Mặt tích cực………………………………………………………………………………………………32 3.3.2. Mặt hạn chế ………………………………………………………………………………………………32 KẾT LUẬN …………………………………………………………………………………………………………………32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ……………………………………………………………………..33 5. 3 6. 4 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Tiếng Anh Tiếng Việt 1 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 2 MB/L Master Bill of Lading Vận đơn chủ 3 HB/L House Bill of Lading Vận đơn nhà 4 CY Container Yard Bãi container 5 USD United States Dolla Đồng đô-la Mỹ 7. 5 DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Danh mục bảng: STT Số bảng Tên bảng Trang 1 Bảng 1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Maersk giai đoạn 2010-2015 Danh mục sơ đồ: STT Số bảng Tên bảng Trang 1 Sơ đồ 1.1 Đội ngũ lãnh đạo cấp cao của công ty Maersk 2 Sơ đồ 2.1 Quy trình xuất khẩu hàng nguyên container tại công ty Maersk 8. 6 LỜI MỞ ĐẦU Xuất nhập khẩu đã và đang giữ vị trí hàng đầu trong hoạt động ngoại thương. ¾ trái đất được bao quanh bởi đại dương, do vậy mà vận tải Quốc tế đường biển chiếm một vị trí đặc biệt quan trọng trong việc chuyên chở hàng hóa trên thị trường thế giới. So với các phương thức vận chuyển hàng hóa khác thì khối lượng hàng hóa vận chuyển bằng đường biển chiếm gần 80% tổng khối lượng hàng hóa vận chuyển trên toàn thế giới. Ngày nay, không chỉ ở các nước phát triển thì hoạt động này mới diễn ra rầm rộ, mà ở các nước đang phát triển, xu thế này ngày một phát triển mạnh. Là một quốc gia ven biển và phát triển nhờ biển cả, Việt Nam cũng không nằm ngoài xu hướng này. Nhiều Công ty ở Việt Nam chuyên về mảng forwarding và logistics đã lần lượt ra đời, đánh dấu bước phát triển mới của ngoại thương Việt Nam. Nhận thấy được điều này nên sau một thời gian học các môn nghiệp vụ và theo yêu cầu của Nhà trường về đợt thực tập giữa khóa, em đã quyết định xin được thực tập 3 tuần tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Maersk Việt Nam, với mong muốn sẽ có được những bài học thực tiễn và trải nghiệm thực tế trong một môi trường kinh doanh Quốc tế đầy năng động. Với kiến thức được học trên lớp cùng những thông tin hữu ích tích lũy trong thời gian thực tập, em xin chọn đề tài “ Nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển nguyên container tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Maersk Việt Nam” nhằm tìm hiểu và đi vào thực tế hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu, mà cụ thể hơn là quá trình thực hiện xuất khẩu hàng hóa từ Việt Nam ra các nước trên thế giới. Đề tài được kết cấu gồm 3 phần: Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Maersk Việt Nam. Chương 2: Tổ chức thực hiện xuất khẩu hàng hóa nguyên container bằng đường biển của Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Maersk Việt Nam. Chương 3: Đề xuất nhằm tối ưu hóa nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa nguyên container bằng đường biển của Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Maersk Việt Nam. 9. 7 Để hoàn thiện tốt đề tài này, trước hết, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến chị Đào Phương Thảo, chị Vũ Nguyễn Quỳnh Anh cùng các anh chị tại bộ phận Xuất Nhập Khẩu tại công ty TNHH Maersk đã tạo điều kiện thuận lợi và hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này. Em xin chân thành cám ơn tới ThS. Trần Nguyên Chất – Người đã hết lòng hướng dẫn, đóng góp ý kiến, giải đáp những thắc mắc cho em trong quá trình viết đề tài. Mặc dù đã cố gắng hoàn thiện đề tài nhưng do thời gian thực tập ngắn cùng với sự hiểu biết còn hạn hẹp, nên bài báo cáo thực tập này không tránh khỏi những sai sót. Rất mong quý thầy cô đóng góp ý kiến thêm để đề tài của em được hoàn thiện hơn. TP.Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2019 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thiên An 10. 8 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DAMCO VIỆT NAM 1.1 Qúa trình hình thành và phát triển Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Maersk Việt Nam (Maersk Viet Nam Limited) thuộc tập đoàn A.P. Moller-Maersk – tập đoàn kinh doanh Quốc tế được thành lập năm 1904 tại Đan Mạch. Maersk hoạt động trong nhiều lĩnh vực mà chủ yếu là vận tải hàng hải, khoan và khai thác dầu khí ngoài khơi, kinh doanh bán lẻ hàng tiêu dùng. Maersk có trụ sở chính ở Copenhagen và các trụ sở chi nhánh ở trên 130 nước. Được đăng ký thành lập hoạt động theo giấy phép đầu tư số 2466/GP ngày 22 tháng 3 năm 2005 do Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp, Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Maersk Việt Nam là Công ty vận tải biển đầu tiên được cấp phép hoạt động với 100% vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Hiện nay, Maersk được đánh giá trong những hãng tàu mạnh nhất thế giới tính về lượng chở hàng và số lượng tàu, là một trong những doanh nghiệp giao nhận và vận chuyển Quốc tế hàng đầu tại Việt nam. Công ty có Trụ sở chính tại Hồ Chí Minh và Hệ thống các Chi nhánh trải đều khắp cả nước, bao gồm: Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, Qui Nhơn và thành phố Hồ Chí Minh. – Tên giao dịch: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Maersk Việt Nam – Tên tiếng anh: MAERSK VIETNAM LIMITED – Loại hình doanh nghiệp: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên – Mã số thuế: 0303738327 – Địa chỉ: Số 54-56 Nguyễn Trãi, Phường Bến Thành, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh. – Ngày cấp giấy phép: 16/04/2008 – Ngày hoạt động: 01/05/2005 (Đã hoạt động 11 năm) – Điện thoại: 35203500 / 39260604 – Website: https://www.maerskline.com 11. 9 Cùng với mạng lưới đại lý Quốc tế mạnh và có uy tín, Hệ thống kho hàng và kho Ngoại quan, đội xe container, dịch vụ tư vấn khách hàng và giao nhận khai báo Hải quan, Maersk đã và đang mang đến cho khách hàng những dịch vụ Quốc tế và Nội địa nhanh chóng chính xác chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Những sự kiện cột mốc quan trọng đánh dấu sự trưởng thành và phát triển của Công ty: – Năm 1904: thuyền trưởng Peter Mærsk Moller (1836-1927) lập Công ty tàu thủy chạy bằng hơi nước Svendborg (Dampskibsselskabet Svendborg). – Năm 1918: Maersk lập Công ty hàng hải Maersk Line, hoạt động ở Nhật Bản, Thượng Hải (Trung Quốc) và bờ phía đông và phía tây Hoa Kỳ. Sau đó Maersk bắt đầu kinh doanh việc chở dầu. – Năm 1969: Maersk lập Công ty hàng không Maersk Air. – Năm 1991: Maersk Line thành lập dịch vụ giao nhận vận tải biển. – Năm 1995 thành lập dịch vụ logistics tại thành phố Hồ Chí Minh dưới tên MAERSK Logistics (trước đó là Mercantile). – Năm 2005 MAERSK chính thức hoạt động tại Việt Nam dưới tư cách là công ty có vốn 100% vốn nước ngoài. – Năm 2007: thành lập dịch vụ giao nhận Maersk Logistics, bao gồm DSL Star Express, vận tải hàng không, và các dịch vụ sạt lở, Damco Sea & Air sáp nhập vào công ty giao nhận vận tải Damco. Công ty đạt doanh số 51,218 tỷ US$, lợi nhuận 3,427 tỷ US$. – 2008 APM Terminals liên doanh phát triển cảng Quốc tế Cái Mép. – Năm 2009: Maersk Logistics vừa chính thức công bố sáp nhập đơn vị giao nhận vận tải hàng hải và hàng không của Hà Lan có tên gọi Damco Sea & Air với các hoạt động giao nhận của Maersk Logistics. Công ty kết hợp này có tên thương mại là Damco. 12. 10 1.2 Lĩnh vực hoạt động và các sản phẩm dịch vụ 1.2.1 Lĩnh vực hoạt động Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn MAERSK hoạt động chính trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ đại lý vận tải hàng hóa đường biển, bao gồm các hoạt động: đại diện cho chủ hàng; hoạt động giao nhận, kho bãi, dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển; chuẩn bị chứng từ vận tải, chứng từ hải quan; đàm phán ký kết hợp đồng vận chuyển đường bộ, đường sắt, vận tải thủy nội địa liên quan đến hàng hóa do doanh nghiệp vận chuyển; cung cấp các thông tin kinh doanh theo yêu cầu và dịch vụ đại lý bảo hiểm hàng hóa. 1.2.2 Các sản phẩm dịch vụ 1.2.2.1 Dịch vụ giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển và đường hàng không (Freight Forwarding) Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Maersk vận chuyển hàng hóa nhập khẩu của khách hàng từ tất cả mọi địa điểm trên thế giới về Việt Nam cũng như đưa hàng hóa xuất khẩu của khách hàng đến mọi điểm trên thế giới bằng đường biển và đường hàng không, bao gồm các dịch vụ vận tải biển (Ocean freight), vận tải hàng không (Air freight), vận tải đa phương thức (Multi – Modal Transport), các dự án giao nhận (Logistics Project) và dịch vụ bảo hiểm hàng hóa (Cargo Insurance). Về hàng hóa vận chuyển Công ty đảm nhận tất cả các loại hàng hóa từ hàng bách hóa như may mặc, sản phầm y tế, hóa học, công nghệ, giày dép, nội thất, thủ công mỹ nghệ cho đến hàng thủy hải sản đông lạnh, hàng tươi sống, hàng nguy hiểm. Các nhóm hàng hóa trọng điểm bao gồm sản phầm công nghệ, hóa chất, công nghiệp, kinh doanh bán lẻ, thời trang và mặt hàng tiêu dùng nhanh (FMCG). Hiện tại, Maersk là lựa chọn hàng đầu của rất nhiều Công ty đa quốc gia trên thế giới, tiêu biểu có thể kể đến một số khách hàng tiêu biểu trong các lĩnh vực: – Kinh doanh bán lẻ: Walmart, Nike, H&M, Puma, Target, Adidas, Marks & Spencer, Macy’s… – Tiêu thụ điện máy: Sony, LG, Sam Sung, Haier, IBM. Electrolux, Dell, Hp, Panasonic, Fujitsu Siemens… 13. 11 – Hàng đông lạnh: HEB, Tesco. Solfruit, Tru- Cape, Coop, Nissui… Ngoài ra, Maersk còn là đối tác vận chuyện hàng hóa của đội quân Hoa Kỳ và các sản phẩm y tế viện trợ từ các tổ chức Quốc tế như Unicef, Liên Hợp Quốc, hội chữ thập đỏ Hoa Kỳ… 1.2.2.2 Vận tải nội địa (Trucking) Với đội xe vận tải đường bộ kết hợp với các đối tác vận tải đường sông, đường sắt, Maersk cung cấp cho khách hàng các dịch vụ vận chuyển đến bất kỳ địa điểm nào và được đội ngũ nhân viên chịu trách nhiệm giao nhận tận nhà, tận xưởng (door-to-door), đáp ứng tất cả các yêu cầu vận chuyển và dịch vụ hậu cần từ khi hàng hóa được giao cho người chuyên chở đến khi đến tay người nhận. 1.2.2.3 Dịch vụ khai thuê hải quan và Dịch vụ kho bãi (Custom Brokerage, Warehousing and Distribution) Maersk hỗ trợ và cung cấp cho khách hàng các dịch vụ giao nhận khai báo Hải quan một cách nhanh chóng, linh hoạt. Maersk cung cấp chuỗi dịch vụ bao gồm: lưu kho, xếp dỡ hàng hoá, đóng gói, vận chuyển hàng về tới kho khách hàng, thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu và hàng hóa cá nhân của người nước ngoài vào công tác tại Việt nam, xin Giấy phép xuất nhập khẩu hàng hóa, Giấy chứng nhận xuất xứ, Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, Giấy chứng nhận thực phẩm an toàn cho sức khỏe, mua bảo hiểm hàng hóa… 1.2.2.4 Dịch vụ quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management) Nhằm giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa và xây dựng được các mô hình vận tải phù hợp nhất, Maersk còn cung cấp dịch vụ quản lý chuỗi cung ứng, quản lý hàng tồn kho, tư vấn thiết kế kho bãi và các mô hình chuỗi cung ứng (Supply Chain Modelling), dịch vụ kiểm tra mô hình chuỗi cung ứng (Supply Chain Healthcheck) và tư vấn các giải pháp tối ưu hóa quy trình vận tải (Load Optimisation). 14. 12 1.3 Bộ máy tổ chức của Công ty 1.3.1 Cơ cấu tổ chức phòng ban Cơ cấu tổ chức của Maersk được chia thành các bộ phận chính, mỗi bộ phận đảm bảo một chức năng riêng biệt, đảm nhiệm hoạt động kinh doanh theo từng lĩnh vực chính của công ty: – Bộ phận Quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management): quản lý, tư vấn các hoạt động cung ứng hàng hóa, quản lý chứng từ, kho ngoại quan, theo dõi luồng hàng xuất nhập khẩu. – Bộ phận Vận tải đường biển (Sea Freight): quản lý mọi hoạt động liên quan đến dịch vụ giao nhận vận tải biển. – Bộ phận Vận tải đường hàng không (Air Freight): quản lý mọi hoạt động liên quan đến dịch vụ giao nhận vận tải biển. – Bộ phận Dịch vụ khách hàng (Value Added Services): chăm sóc, giải đáp thắc mắc, công tác tư vấn cho khách hàng. – Bộ phận Chứng từ (Contract Logistics): lập các chừng từ cần thiết cho các lô hàng giao nhận vận tải của khách hàng như vận đơn, khai báo hải quan, theo dõi các đơn hàng từ lúc kí kết hợp đồng vận chuyển với khách hàng cho đến lúc hàng đã được giao cho người nhận. Ngoài ra, Công ty cũng có các bộ phận khác nhằm kiểm soát hoạt động chung của toàn công ty, quản lý nguồn lực chung bao gồm nhân sự và tài chính cũng như định hướng phát triển lâu dài và bền vững, các phòng ban đó bao gồm: – Bộ phận Kinh doanh (Commercial): tìm kiếm khách hàng có nhu cầu giao nhận vận tải, tìm kiếm, liên lạc, thiết lập và duy trì quan hệ với các đối tác, đại lý, hãng tàu, lên kế hoạch kinh doanh cho công ty. – Bộ phận Phát triển (Continuous Improvement): theo dõi hoạt động chung của công ty, quản trị chiến lược, thực hiện các chương trình đào tạo nhân sự, phát triển đội ngũ nhân lực trong công ty. 15. 13 – Bộ phận nhân sự (Human Resources): quản trị nhân lực, theo dõi lương, thưởng, đảm bảo nhân lực hoạt động hiệu quả trong mọi hoạt động của công ty. – Bộ phận tài chính (Finance): theo dõi, kết toán chi phí, doanh thu, lợi nhuận của công ty, lập báo cáo kinh doanh hàng quý và hàng năm. 1.3.2 Đội ngũ lãnh đạo Sơ đồ 1.1 Đội ngũ lãnh đạo cấp cao của công ty Maersk Sự phát triển lớn mạnh của Maersk trên phạm vi toàn cầu đòi hỏi một Ban điều hành vững chắc và đầy kinh nghiệm. Tại thị trường Việt Nam, ban điều hành chính của Công ty được chia theo các lĩnh vực chuyên môn cụ thể về nhân sự, tài chính, truyền thông và phát triển chiến lược, đặc biệt ở hai khu vực chính phía bắc và phía nam Việt Nam được quản lý và điều hành bởi đội ngũ chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản và có nhiều năm kinh nghiệm, có mối quan hệ rộng rãi với các đối tác để xúc tiến các hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu cho Công ty. 1.4 Đánh giáchung về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2010-2015 Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Maersk giai đoạn 2010-2015 Đơn vị: triệu USD 16. 14 (Nguồn: Báo cáo tài chính thường niên của Maersk) Thông qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh nêu trên, ta thấy doanh thu, chi phí và lợi nhuận tại công ty không ổn định và rất khó dự báo qua các năm: – Giai đoạn 2010-2011, doanh thu của công ty tăng mạnh từ 45,559 triệu USD lên 49,917 triệu USD, thế nhưng lợi nhuận của Công ty sau khi trừ các chi phí khấu hao và các chỉ tiêu tài chính như thuế, lợi nhuận cả năm của Công ty lại có xu hướng giảm 32%. – Lợi nhuận ròng của Công ty có sự khởi sắc đáng kể vào năm 2014: tăng mạnh từ 3,777 triệu USD lên 5,917 triệu USD (tăng 37,5%). – Đáng chú ý vào năm 2015, lợi nhuận giảm mạnh gần 5,2 triệu USD (82 %) do ảnh hưởng của xu hướng giảm giá dầu và nhu cầu vận tải container đường biển thấp trên phạm vi toàn cầu. Đây có thể coi là “cơn bão” đối với tập đoàn Maersk trong nhiều năm trở lại đây. Dự báo với tình hình cạnh tranh ngày càng khó khăn hơn, xu hướng sử dụng dịch vụ vận tải trên toàn cầu khó có sự khởi sắc, năm 2019 sẽ là một năm đầy thách thức đối với tập đoàn Maersk trên toàn cầu. Trước tình hình đó, Ban lãnh đạo Công ty đã đưa ra định hướng phát triển chuyên sâu, tập trung nâng cao chất lượng dịch vụ, tiến hành ký cam kết với khách hàng (kèm theo chế tài xử phạt) với khách hàng về chất lượng dịch vụ thông qua chỉ số KPI (Key Performance Indicator – Chỉ số đánh giá thực hiện công việc), 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Doanh thu 45,559 49,917 49,491 47,386 47,569 40,308 Lợi nhuận trước khấu hao (EBITDA) 15,201 14,104 11,797 11,372 11,919 9,074 Lợi nhuận trước các chỉ tiêutài chính (EBIT) 10,083 9,144 7,694 7,336 5,917 1,870 Lợi nhuận cả năm 5,018 3,377 4,038 3,777 5,195 925 17. 15 thực hiện triệt để khẩu hiệu giao hàng an toàn, nhanh chóng, đảm bảo đến với mọi đối tượng khách hàng. 1.5 Vị trí thực tập và kì vọng của sinh viên trước khi tham giathực tập 1.5.1. Vị trí thực tập Trong thời gian 3 tuần thực tập tại Công ty, được sự chỉ bảo và hướng dẫn nhiệt tình của các anh chị Ban Quản lý Hợp Đồng (Contract Logistics), em đã thực hiện các công việc sau: – Photo, sắp xếp tài liệu, hồ sơ. – Quan sát lên tờ khai Hải quan điện tử và nhận hướng dẫn của các anh chị. – So sánh, đối chiếu, kiểm tra bộ chứng từ gốc. Vì thời gian kiến tập khá ngắn, em chưa có cơ hội được tiếp xúc sâu vào từng quy trình tại công ty, chưa được trực tiếp tham gia soạn thảo thư và trao đổi với khách hàng. Tuy nhiên em nhận thấy đây là cơ hội để em học hỏi và tìm hiểu được môi trường công ty và hoạt động thực tế của một công ty giao nhận, từ đó tạo cơ sở cho bản thân định hướng được công việc mình sẽ làm sau này. 1.5.2. Kỳ vọng, mục tiêu của sinh viên trước khi tham gia thực tập Trước khi bắt đầu giai đoạn thực tập giữa khóa, em đặt ra cho mình những mục tiêu như sau: – Tìm hiểu về thế giới doanh nghiệp thực tiễn: phong cách làm việc, sinh hoạt tại văn phòng. – Học hỏi kinh nghiệm từ hoạt động xuất nhập khẩu thực tiễn trong Công ty, liên hệ và đối chiếu những kiến thức đã được học, có cơ hội được tiếp xúc thực tế và nắm bắt quy trình giao nhận hàng hóa của một công ty giao nhận vận tải thông qua công việc thực tế được giao, một vài bước trong quy trình hoặc một lô hàng cụ thể chứ không chỉ đơn thuần đọc tài liệu và lý thuyết. Hiểu hết các loại hồ sơ chứng từ, vận đơn,… liên quan đến quy trình. Ngoài ra em cũng mong muốn được hiểu thêm về công việc của các nhân viên hiện trường tại cảng để nắm bắt rõ hơn quy trình làm chứng từ. – Tiếp cận hoạt động kinh doanh trên thực tế, liên hệ bản thân để tìm hiểu liệu mình có 18. 16 phù hợp với công việc và ngành nghề mình định theo đuổi. Từ đó định hướng cho bản thân sau khi tốt nghiệp. 19. 17 CHƯƠNG 2 TỔ CHỨC THỰC HIỆN XUẤT KHẨU HÀNG HÓA NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MAERSK VIỆT NAM 2.1 Tổ chức giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container tại Công ty TNHH Maersk Sơ đồ 2.1: Tổng quan quy trình giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty Maersk 2.1.1 Tiếp nhận yêu cầu đặt chỗ (Booking request) Yêu cầu đặt chỗ của Maersk có thể đến từ bản thân khách hàng là chủ hàng hóa hay người gửi hàng hoặc yêu cầu đặt chỗ từ các đại lý. Hầu hết khách hàng của Công ty Tiếp nhận yêu cầu đặt chỗ (Booking request) Gom hàng và nhận hàng Đặt chỗ và cấp container rỗng Làm HBL và kiểm tra MBL Thông quan hàng hóa Thanh lý tờ khai và làm sổ tàu Gửi Pre alert cho đại lý nước người đến Kiểm tra và làm thư báo nợ Tracking cargo Gửi thư báo nợ Làm Shipping Request để kết toán 20. 18 đều là những đối tác lâu năm nên yêu cầu đặt tàu (Booking request) sẽ được gửi qua văn phòng đại diện hoặc gửi trực tiếp đến công ty. Những khách hàng nhỏ hoặc mới sẽ giao dịch với bộ phận bán hàng của công ty qua email và ký kết hợp đồng sau khi đã thỏa thuận về số lượng và giá cả. Ngoài ra, hệ thống điện tử của Maersk cũng cho phép khách hàng có thể đặt tàu online tại my.maerskline.com, tính năng này giúp cho khách hàng có thể dễ dàng theo dõi lịch trình các tàu chạy, tìm kiếm loại tàu phù hợp cũng như dễ dàng nắm bắt giá cả và thực hiện thanh toán. Booking request phải có đầy đủ các thông tin sau: – Cảng đi – Cảng đến – Điểm đến cuối cùng . – Tên tàu, số hiệu của tàu hoặc ngày tàu rời bến – Thông tin người chuyên chở: tên, số điện thoại, số fax và địa chỉ – Thông tin người nhận hàng: Tên, số điện thoại, số fax và địa chỉ – Thông tin người giao hàng: Tên, số điện thoại, số fax và địa chỉ – Mô tả chi tiết hàng hóa – Số lượng và chủng loại bao bì – Trọng lượng tịnh của lô hàng – Tổng trọng lượng của lô hàng – Phương thức thanh toán: trả trước (prepaid) hay nhờ thu (collect) Trong trường hợp khách hàng yêu cầu sử dụng container lạnh, khách hàng có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ thông tin về nhiệt độ, độ thông gió và độ ẩm đối với container lạnh. Với mỗi yêu cầu đặt chỗ, Công ty sẽ căn cứ xem xét tình hình vận chuyển, kiểm tra lịch trình, giá cước tàu và gửi thông báo đến cho khách hàng, xác nhận lịch tàu, giá cả, thời gian vận chuyển, chi tiết của lô hàng, tên người gửi hàng, tên người nhận hàng để liên hệ với người mua hàng và xác nhận về lô hàng phát sinh. Sau khi đàm phán xong, công ty tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng. 21. 19 2.1.2 Tiến hành đặt chỗ và cấp container rỗng Sau khi xác nhận hợp đồng với khách hàng, Công ty tiến hành đặt tàu tại cảng và xác nhận chỗ bằng lệnh cấp container rỗng cho người gửi hàng, nhân viên bộ phận dịch vụ sẽ gửi lệnh cấp container rỗng này đến người gửi hàng. 2.1.3 Gom hàng và xuất hàng Tiến hành gom nhận hàng: nhân viên giao nhận có thể nhận hàng và kiểm kê hàng hóa tại kho của khách hàng hoặc kho ngoại quan của Công ty tùy theo điều kiện của khách hàng. Nhân viên giao nhận vận chuyển container về kho của khách hàng hoặc kho của Công ty để đóng hàng và đưa trở ra cảng. Nhân viên cũng có thể đưa hàng ra bãi tập kết (Container Yard) để đóng hàng. Hàng hóa thường được vận chuyển đến và đóng tại bãi container tại các cảng Cát Lái. Tại cảng, nhân viên tổ giao nhận và nhân viên kinh doanh xuất khẩu sẽ cho hàng tập trung tại bãi đầy đủ để hải quan kiểm hóa. Hàng được kiểm hóa xong, nhân viên tổ giao nhận sẽ bấm niêm phong (seal) hãng tàu vào container. Sau khi có số container và số seal mới, nhân viên tổ giao nhận báo về cho nhân viên chứng từ xuất khẩu để chuẩn bị lên chi tiết cho lô hàng. – Kiểm tra hàng hóa (nếu có): sau khi đóng hàng vào container, nhân viên OP sẽ bấm seal tạm thời, vận chuyển container ra bãi và hạ bãi chờ kiểm hóa. Nhân viên hải quan tiến hành kiểm hàng, nếu đúng như tờ khai, nhân viên hải quan sẽ ghi kết quả kiểm tra hàng hóa, đóng dấu vào ô xác nhận thông quan trên tờ khai hàng hóa, và bấm niêm phong hải quan vào container. – Nhân viên giao nhận sẽ vận chuyển container đến bãi container và làm thủ tục hạ bãi, xuất trình chứng từ hải quan và lấy biên lại thuyền phó. Biên lai thuyền phó được dùng để đối lấy vận đơn sau hàng hóa sau khi được xếp an toàn trên tàu. 2.1.4 Thông quan hàng hóa Maersk hỗ trợ chủ hàng mọi thủ tục liên quan đến chứng từ như vận đơn (Bill of lading), giấy phép xuất nhập khẩu, giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin). Người gửi hàng được yêu cầu phải cung cấp chứng từ hàng hóa để làm tờ khai Hải quan. 22. 20 Thủ tục hải quan là cách thức để nhà nước quản lý hoạt động xuất nhập khẩu. Dựa vào các chứng từ mà khách hàng cung cấp kèm theo những thông tin sẵn có, nhân viên tổ giao nhận hàng hóa sẽ tiến hành khai hải quan và đăng ký kiểm hóa cho lô hàng. Hiện tại, Công ty thường xuyên sử dụng khai báo hải quan điện tử do tính tiện lợi và nhanh chóng đó là khai báo hải quan điện tử. Bộ chứng từ phải nộp gồm: – Giấy giới thiệu của doanh nghiệp: 1 bản. – Giấy tiếp nhận hồ sơ và theo dõi làm thủ tục Hải quan: 2 bản theo mẫu. – Tờ khai Hải quan hàng hóa xuất khẩu (Export Declaration): 2 bản chính. – Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sale contract) hoặc giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng): 1 bản – Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính. Chứng từ phải nộp thêm: – Bản kê khai chi tiết hàng hóa (Packing list): 2 bản chính. – Giấy phép xuất khẩu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp: 1 bản chính (nếu xuất một lần) hay 1 bản sao (nếu xuất khẩu nhiều lần). – Các giấy chứng nhận khác có liên quan đến hàng hóa: bản chính. Thông qua việc sử dụng chương trình khai hải quan điện tử, nhân viên có thể nhập những thông tin về lô hàng dự định xuất khẩu và lấy số tiếp nhận. Sau khi bộ chứng từ được bộ phận tiếp nhận chứng từ hàng xuất khẩu của Chi cục Hải quan kiểm tra, số tờ khai sẽ được gửi đến nhân viên Chi nhánh. Nhân viên đó sẽ lấy phản hồi phân luồng tờ khai. Ba loại phân luồng của lô hàng cụ thể như sau: • Luồng Xanh: Chấp nhận thông qua lô hàng, nhân viên tổ giao nhận chỉ cần in hai tờ khai và nộp cho chi cục Hải quan đóng mộc thông quan. • Luồng Vàng: Hải quan sẽ yêu cầu Chi nhánh xuất trình bộ chứng từ bao gồm tờ khai, hóa đơn thương mại, phiếu gói và các chứng từ liên quan khác để Hải quan kiểm tra. Hải quan chỉ làm thủ tục đóng mộc thông quan cho tờ khai khi nào chứng từ hợp lệ. • Luồng Đỏ: Lô hàng trên sẽ bị Hải quan tiến hành kiểm tra thực tế. Sau khi có phản hồi từ hải quan về số tờ khai, kết quả phân luồng, nhân viên giao nhận tiến hành in ra giấy và chuẩn bị hồ sơ mang đến cục hải quan khai báo. Đa số 23. 21 hàng hóa tại Công ty đều được phân vào luồng xanh, được ký xác nhận thông quan do trong quá trình xuất khẩu không vi phạm hành chính về hải quan. 2.1.5 Thanh lý tờ khai và vào sổ tàu Hoàn tất xong khâu kiểm hoá đối với hàng kiểm tra xác suất tỷ lệ, cán bộ hải quan kiểm hoá ghi kết quả vào tờ khai và nộp tờ khai lại cho lãnh đạo chi cục Hải quan. Lãnh đạo Chi cục đóng dấu thanh lý hải quan vào tờ khai xác nhận đã hoàn thành thủ tục hải quan và cho hàng hoá thông quan. Thanh lý hải quan xong, hàng hoá được thông quan, công việc tiếp theo của nhân viên tổ giao nhận là vô sổ tàu. Khi có tờ khai đã được thông quan xuất khẩu, nhân viên mang một tờ khai chính và tờ khai photo cho hải quan thanh lý. Tại đây nhân viên tổ giao nhận sẽ cung cấp thông tin về lô hàng cho đại lý hãng tàu như số lượng container, số container, số seal để đại lý hãng tàu nắm và thông báo cho điều độ cảng tiến hành đưa container lên tàu. Hải quan tiến hàng kiểm tra số container, vị trí container và ký, đóng dấu xác nhận thanh lý vào ô 31 của tờ khai hải quan. Công việc vô sổ tàu hoàn tất, đại lý hãng tàu sẽ đóng dấu đã vào sổ tàu lên tờ khai hải quan bản lưu tại công ty. Thời gian qui định đối với khai và nộp tờ khai hải quan hàng xuất chậm nhất là 8 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh. 2.1.6 Làm vận đơn nhà (House Bill of Lading) và kiểm tra vận đơn chủ (Master Bill of Lading) Sau khi nhận hồ sơ từ nhân viên bộ phận dịch vụ khách hàng, nhân viên bộ phận chứng từ có trách nhiệm: – Làm HBL gửi cho người gửi hàng, yêu cầu người gửi hàng xác nhận vận đơn trong ngày tàu chạy. Trên HB/L bao gồm các thông tin về Seal, người nhận hàng, người thông báo… Công ty có nghĩa vụ gửi HB/L nháp trước cho khách hàng kiểm tra trước khi tiến hành xuất HB/L gốc. – Gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở: nhân viên gửi toàn bộ thông tin về lô hàng, tên con tàu vận chuyển, số container, quy cách hàng hóa, số Seal để người chuyên chở làm MB/L. 24. 22 2.1.7 Gửi chi tiết lô hàng đã phát sinh (Pre-alert) cho đại lý nước hàng đến. Khi nhận được thông báo từ người chuyên chở về việc hoàn tất MB/L, Công ty có nhiệm vụ kiểm tra lại MB/L và thanh toán cho người chuyên chở. Sau khi hoàn thành tất cả chứng từ liên quan (HB/L. B/L, Commercial Invoice, Packing list, C/O…), Công ty sẽ gửi thông báo chi tiết về lô hàng phát sinh cho đại lý nước ngươi nhận. 2.1.8 Theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau khi tàu đi – Theo dõi tình trạng vận chuyển của lô hàng và gửi xác nhận xếp hàng (Loading Confirm) đến cho khách hàng và đại lý. Khi hàng gần tới thì nhắc chủ hàng thanh toán để đại lý thả hàng. – Xác nhận việc đại lý nhận hàng ở cảng đến – Thông báo với khách hàng khi hàng đã đến tay người nhận 2.1.9 Kiểm tra hồ sơ của lô hàng đã phát sinh và làm thư báo nợ (Debit note) Nhân viện bộ phận dịch vụ khách hàng sau khi nhận hồ sơ hoàn tất của lô hàng sẽ kiểm tra lại bộ chứng từ của lô hàng đó và làm thư báo nợ gửi đến chủ hàng tùy theo điều kiện thanh toán đã thỏa thuận từ trước. Nếu khách hàng lấy MB/L, có thể chuyển thư báo nợ cho bộ phận kế toán của khách hàng để được thanh toán trước, sau đó sẽ chuyển hồ sơ của lô hàng đến kế toán không quá 5 ngày kể từ ngày tàu đi. 2.1.10 Gửi giấy báo nợ (Debit note) cho khách hàng kiểm tra và xác nhận Sau khi đã hoàn tất việc giao hàng đến tay người mua, Công ty gửi giấy báo nợ (Debit note) đến cho khách hàng để xác nhận các khoản phí, xuất hóa đơn và yêu cầu khách hàng thanh toán 2.1.11 Làm Shipping Request cho bộ phận kế toán để tính lợi nhuận Đây là bước cuối cùng trong quy trình thực hiện chứng từ vận tải hàng xuất nguyên container bằng đường biển, bộ phận chứng từ sẽ thực hiện việc trích xuất một Shipping Request sau khi hoàn tất mỗi lô hàng dựa trên các hóa đơn thanh toán cước phí giữa các bên 25. 23 tham gia trong suốt quá trình giao nhận vận tải. Đây là cơ sở để bộ phận kế toán tổng hợp và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. 2.2 Thực tế áp dụng cho một lô hàng cụ thể Để minh họa cho quy trình xuất khẩu hàng hóa nguyên container bằng đường biển của công ty TNHH Maersk, em xin trình bày cụ thể quy trình thực hiện đơn hàng sau (bộ chứng từ đính kèm trong phụ lục): Tên khách hàng: CÔNG TY TNHH SANOFI-AVENTIS, CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM. Địa chỉ: 123 Nguyễn Khoái, Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh Loại hàng: Khối lượng/Thể tích: – Dược phẩm PHENERGAN 0,1% SP_90 ml_BTX1_KH – Dược phẩm SPASMAVERINE 40mg TAB_BL3X20_VN POL/POD: Cát Lái/PhnomPenh Điều kiện giao hàng: CIF Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu đặt chỗ Công ty TNHH Sanofi- Aventis là khách hàng quen thuộc của Maersk nên việc thỏa thuận dịch vụ rất đơn giản, đại diện của công ty sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking request) cho Công ty báo về lô hàng muốn xuất khẩu. Khi đó đại diện Công ty (nhân viên bộ phận chứng từ) sẽ chấp nhận và yêu cầu công ty TNHH Sanofi- Aventis nhanh chóng gửi hồ sơ chứng từ của lô hàng cho Maersk. Về thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng giao nhận đã có từ trước đó, nếu có thay đổi gì thì hai bên mới phải thương lượng lại. Sau khi thỏa thuận các điều khoản của hợp đồng, Maersk ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với Sanofi – Aventis và gửi thông tin vận tải cho đại lý ở nước người đến, trong trường hợp này là Công ty TNHH Sanofi, chi nhánh Campuchia. Bước 2: Tiến hành đặt chỗ và cấp container rỗng Maersk tiến hành gửi Booking Request cho người chuyên chở là Tổng Công ty Tân Cảng Sài Gòn, Booking request phải đầy đủ thông tin như: tuyến đường vận chuyển (từ Hồ Chí Minh đến Phnom Penh, Campuchia), trọng tải lô hàng, số lượng container, tình trạng lô hàng, ngày 26. 24 dự kiến xuất đi (ETD) là 28/12/2015, đóng hảng ở kho. Ngay sau khi nhận được thông tin booking của Công ty, hãng tàu người chuyên chở gửi email phản hồi đính kèm số booking: NPCDAMCO060 để thuận tiện trong việc quản lý quá trình giao nhận vận chuyển cho lô hàng sau này. Đồng thời, đây cũng là bằng chứng Tân Cảng chấp nhận yêu cầu Booking của Maersk (xem phụ lục). Trong Booking Confirmation này, Tân Cảng cũng cho biết Maersk sẽ phải cầm Booking Confirmation đến văn phòng của Tân Cảng để duyệt lệnh đổi lấy container rỗng. Sau khi nhận được thông tin trên, Maersk sẽ thông báo cho Sanofi để Công ty Sanofi chuẩn bị hàng, Maersk khi nhận được container rỗng sẽ chở đến nhà xưởng của Sanofi để đóng hàng vào container. Cầm Booking confirmation qua hãng tàu đổi lấy lệnh cấp container rỗng: Qúa trình giao nhận container rỗng, seal và bản kê khai đóng gói hàng hóa sẽ diễn ra tại nơi cấp container rỗng. Sau khi lấy được container, seal và packing list, Công ty cập nhật lại thông tin về số container và số Seal để hoàn tất thông tin chứng từ MB/L và HB/L sau này. Bước 3: Gom hàng và xuất hàng Maersk cung cấp cả dịch vụ vận chuyển nội địa cho Công ty TNHH Sanofi, nên sau khi lấy container chở về kho của Sanofi và tiến hành đóng hàng hóa, mọi rủi ro tổn thất, mất mát đối với hàng hóa sẽ được chuyển giao từ Sanofi qua Maersk. Việc đóng hàng và hoàn tất các thủ tục hải quan, vô sổ tàu chứng nhận, đem container đã chất hàng ra cảng để xuất đi phải xảy ra trước giờ closing time (10h 27/12/2015) Bước 4: Thông quan hàng hóa Maersk có nghĩa vụ liên hệ với công ty Sanofi để nhắc nhở phía Công ty Sanofi cung cấp các thông tin chứng từ cần thiết làm các thủ tục thông quan xuất khẩu cho lô hàng trước 2 ngày tàu chạy (28/12/2015). Các chừng từ thông tin cần thiết như: – Số container/ Số Seal: – Hợp đồng thương mại (Sales Contract) – Commercial Invoice – Packing list – Chứng từ L/C. 27. 25 Các chứng từ này thông thường phải hoàn tất trước 2 ngày tàu chạy, đồng thời Công ty Maersk tiến hành thực hiện các chứng từ vận tải nhứ MB/L (giữa Maersk và đại lý giao nhận tại PhnomPenh), HB/L (giữa Maersk và Sanofi). Trước khi hoàn chỉnh và gửi tờ khai điện tử, Maersk sẽ làm tờ khai nháp và gửi trước để Sanofi kiểm tra và kịp thời điều chỉnh trong trường hợp xảy ra sai sót. Bước 5: Thanh lý tờ khai và vào sổ tàu Sau khi cán bộ hải quan đóng dấu thanh lý vào tờ khai xác nhận đã hoàn thành thủ tục hải quan và cho hàng hoá thông quan, nhân viên tổ giao sẽ cung cấp thông tin về lô hàng cho đại lý hãng tàu như số lượng container, số container, số seal để đại lý hãng tàu nắm và thông báo cho điều độ cảng tiến hành đưa container lên tàu. Hải quan tiến hàng kiểm tra số container, vị trí container và ký, đóng dấu xác nhận thanh lý vào ô 31 của tờ khai hải quan. Bước 6: Làm vận đơn nhà (House Bill of Lading) và kiểm tra vận đơn chủ (Master Bill of Lading) Khi đã có thông tin đầy đủ và chứng từ liên quan đến lô hàng như Commercial Invoice, Packing list… thì Công ty sẽ tiến hành làm HB/L. Trên HB/L bao gồm đầy đủ các thông tin về Seal (Công ty TNHH Sanofi – Aventis Việt Nam), người nhận hàng (theo lệnh của ngân hàng ..) và bên thông báo. HB/L sẽ được gửi cho Sanofi để kiểm tra và chấp nhận trước khi tiến hành xuất HB/L gốc. Sau khi đã có thông tịn về lô hàng, Maersk sẽ tiến hành gửi toàn bộ thông tin đó đính kèm chi tiết làm MB/L cho Tân Cảng. Nội dung của MB/L bao gồm các thông tin về seal, người nhận hàng, tên con tàu vận chuyển, quy cách hàng hóa, số container, số seal… Dựa trên chi tiết làm Bill mà Công ty Maersk đã gửi trước đó, Tân Cảng tiến hành hoàn tất MB/L và gửi cho Maersk kiểm tra Bill nháp trước khi in ra Bill gốc. Khi MB/L đã hoàn tất, Tân Cảng sẽ thông báo cho Maersk đến lấy MB/L, tại đây Maersk phải trả tất cả các chi phí như: thu hộ phí chứng từ hàng xuất, thu hộ phí xếp dỡ (THC) cũng như cước vận tải được thể hiện trong hóa đơn của hãng tàu. Bước 6: Làm HB/L và kiểm tra MB/L 28. 26 Sau khi nhận hồ sơ từ nhân viên bộ phận dịch vụ khách hàng, nhân viên bộ phận chứng từ có trách nhiệm: – Làm HBL gửi cho người gửi hàng, yêu cầu người gửi hàng xác nhận vận đơn trong ngày tàu chạy. Trên HB/L bao gồm các thông tin về Seal, người nhận hàng, người thông báo… Công ty có nghĩa vụ gửi HB/L nháp trước cho khách hàng kiểm tra trước khi tiến hành xuất HB/L gốc. – Gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở: nhân viên gửi toàn bộ thông tin về lô hàng, tên con tàu vận chuyển, số container, quy cách hàng hóa, số Seal để người chuyên chở làm MB/L. Bước 7: Gửi chi tiết lô hàng đã phát sinh (Pre-alert) cho đại lý nước hàng đến. Khi đã có đầy đủ bộ chứng từ gốc gồm MB/L, HB/L, Commercial Invoice và Packing list thì Maersk sẽ tiến hành gửi toàn bộ số chứng từ (pre alert) cho đại lý ở PhnomPenh nhằm giúp đại lý nắm được thông tịn lô hàng xuất khẩu từ Việt Nam để liên hệ nhận hàng Bước 8: Theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau khi tàu đi Hàng hóa sau khi được thông quan phải được vào sổ tàu để chứng nhận “thực xuất”. Ngay khi hàng hóa được đưa lên tàu và rời khỏi cảng đi, bộ phận chăm sóc khách hàng tại Maersk sẽ tiến hành việc theo dõi, giám sát tình trạng lô hàng (tracking cargo) nhằm mục đích theo dõi lô hàng, dự kiến ngày hàng đến cũng như kiểm soát mọi rủi ro có thể xảy ra đối với lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển. Sau khi tracking cargo và dự kiến được ngày đến cảng, Maersk sẽ liên hệ với đại lý ở PhnomPenh là để thông báo về lô hàng sắp đến và phụ trách lô hàng đó cho đến khi người nhận hàng thực sự là Công ty TNHH Sanofi, chi nhánhCampuchia đến nhận hàng. Maersk nhận được thông báo từ đại lý ở PhnomPenh sẽ liên hệ với Công ty TNHH Sanofi – Aventis Việt Nam để thông tin về việc người mua đã nhận được hàng. Đây là bằng chứng cho việc nhận hàng và là cơ sở để người mua hàng thanh toán tiền hàng cho người bán. Bước 9: Kiểm tra hồ sơ của lô hàng đã phát sinh và làm thư báo nợ (Debit note) Sau khi đã hoàn tất việc giao hàng đến tay người mua, Maersk làm giấy báo nợ (Debit note) gửi cho Công ty TNHH Sanofi Việt Nam để xác nhận các khoản phí. Sau khi Sanofi đã xác nhận, Maersk xuất hóa đơn VAT và yêu cầu khách hàng thanh toán. 29. 27 Nhân viện bộ phận dịch vụ khách hàng sau khi nhận hồ sơ hoàn tất của lô hàng sẽ kiểm tra lại bộ chứng từ của lô hàng đó và làm thư báo nợ gửi đến chủ hàng tùy theo điều kiện thanh toán đã thỏa thuận từ trước. Nếu khách hàng lấy MB/L, có thể chuyển thư báo nợ cho bộ phận kế toán của khách hàng để được thanh toán trước, sau đó sẽ chuyển hồ sơ của lô hàng đến kế toán không quá 5 ngày kể từ ngày tàu đi. Bước 10: Gửi giấy báo nợ (Debit note) cho khách hàng kiểm tra và xác nhận Sau khi đã hoàn tất việc giao hàng đến tay người mua, Maersk gửi giấy báo nợ (Debit note) gửi cho Công ty TNHH Sanofi Việt Nam để xác nhận các khoản phí. Sau khi Sanofi đã xác nhận, Maersk xuất hóa đơn VAT và yêu cầu khách hàng thanh toán. Bước 11: Làm Shipping Request cho bộ phận kế toán để tính lợi nhuận. 30. 28 CHƯƠNG 3 ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MAERSK VIỆT NAM 3.1 Những điểm mạnh Nhìn chung, dựa trên kinh nghiệm hoạt động lâu năm và quy mô lớn, Công ty Maersk có nhiều điểm mạnh trong các khâu: cung cấp dịch vụ vận tải nội địa, quy trình xử lí chứng từ chuyên nghiệp và nhanh chóng, uy tín của công ty cao đem lại sự an tâm cho khách hàng. Thứ nhất, quy trình giao nhận nhanh chóng và được tiêu chuẩn hóa. – Về khâu chuẩn bị chứng từ: Công đoạn chuẩn bị và xử lí chứng từ nhanh chóng là một trong những thế mạnh vượt trội của Maersk. Đa phần nhân viên chứng từ xuất khẩu đều là nhân viên được tuyển chọn kĩ càng, có nền tảng tốt, giàu kinh nghiệm giúp đẩy nhanh tiến độ việc chuẩn bị hồ sơ, hạn chế xảy ra sai sót, nhầm lẫn, từ đó tiết kiệm thời gian chỉnh sửa. Ngoài ra, mối quan hệ cộng tác lâu năm với các đối tác trong ngành cũng tạo điều kiện thuận lợi rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ. – Về công tác hoàn thành thủ tục hải quan: Lực lượng nhân viên tổ giao nhận đông đảo, có kinh nghiệm lâu năm, khả năng tiếp cận với công nghệ thông tin nhanh chóng đảm bảo cho quá trình khai báo hải quan điện tử nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, không bị dồn ứ hàng. Điều này góp phần không nhỏ tạo nên sự thành công của một thương vụ kinh doanh xuất khẩu. Quy trình có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban và luôn được đảm bảo thông suốt, mỗi phòng đảm nhiệm một khâu của quy trình, sau đó kết hợp và chuyển giao cho các phòng khác, điều này đảm bảo cho công việc của công ty luôn luôn được thực hiện một cách liên tục, nhất quán và hiệu quả. Thứ hai, Công ty được trang bị cơ sở hạ tầng hiện đại và áp dụng công nghệ tiên tiến. – Về cơ sở vật chất phục vụ cho các khâu vận chuyển hàng hóa: Maersk đã xây dựng cho mình một hệ thống kho bãi, có phương tiện vận chuyển riêng phục vụ các dịch vụ giao nhận nội địa tại kho, tại xưởng. Cùng với đội xe tải chuyên 31. 29 nghiệp tạo được sự chủ động và linh động trong việc chở hàng từ cảng về kho cho khách hàng, làm giảm thời gian nhập hàng và tránh những phiền phức trong quá trình kiểm hóa, Maersk đã tạo được lợi thế cạnh tranh với đối thủ và trở thành đối tác lâu dài của rất nhiều khách hàng lớn. Điều đó không chỉ đem lại cho Công ty một lượng khách hàng ổn định, mà còn góp phần rút ngắn các thủ tục, đẩy mạnh quá trình kí kết hợp đồng và giao nhận hàng hóa. Ngoài ra, hệ thống của Maersk cho phép khách hàng có thể theo dõi lịch trình tàu và gửi Booking Request online trên Mymaersk.com, tạo điều kiện thúc đẩy quá trình Booking diễn ra nhanh chóng và tiện lợi hơn cho khách hàng, đồng thời cũng tăng khả năng tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng, khiến khách hàng chủ động hơn trong việc tìm kiếm và lựa chọn dịch vụ phù hợp nhất với mình. Thứ ba, Công ty có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm. Con người là tài sản lớn nhất đối với bất kì tổ chức nào. Công ty TNHH Maersk Việt Nam là công ty có vốn 100% nước ngoài được điều hành bởi các nhà lãnh đạo tài ba có nhiều năm kinh nghiệm đã từng hoạt động tại các công ty mẹ. Đội ngũ nhân viên của công ty trẻ trung, năng động, có trình độ nghiệp vụ cao phù hợp với tính chất của công việc. Bên cạnh đó, Công ty còn tạo điều kiện cho mỗi cá nhân có lộ trình phát triển phù hợp với định hướng của Công ty, bởi vậy mà mỗi cá nhân khi bước vào Maersk đều cố gắng thể hiện tốt, phát huy được giá trị, tầm nhìn và văn hóa của Công ty. 3.2 Những mặt hạn chế Thị trường logistics tại Việt Nam đang cạnh tranh ngày càng kịch liệt. Sự xuất hiện nhanh chóng của doanh nghiệp logistics và doanh nghiệp dịch vụ nói chung đã gây nên sức ép cạnh tranh lớn với tất cả các công ty trong và ngoài nước. Là công ty có vốn 100% nước ngoài, Maersk gặp khó khăn hơn các công ty nội địa trong việc thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi của thị trường nội địa. Bên cạnh đó, để duy trì chất lượng dịch vụ cao cho khách hàng, giá cước dịch vụ cao tại Maersk cũng là một rào cản ngăn Công ty tiếp cận với nhiều nhà cung ứng vừa và nhỏ hơn. Tình trạng này đưa ra thách thức lớn đối với Maersk trong việc cân bằng giữa chất 32. 30 lượng dịch vụ và giá cả trong tình hình cung lớn hơn cầu hiện nay. Xu thế biến động của giá dầu thế và bối cảnh nền kinh tế bị suy giảm thời gian qua 3.3. Đánh giá kết quả thực tập 3.3.1. Mặt tích cực Tuy chỉ thực tập trong khoảng thời gian một tháng, nhưng đối với em được thực tập tại công ty là một điều vô cùng may mắn mà em có được. Khoảng thời gian thực tập không dài, nhưng bản thân em đã có nhiều thay đổi rõ rệt, em tự nhận thấy quá trình thực tập của mình có những mặt tích cực như sau : – Có cơ hội áp dụng những kiến thức đã học trong môn Vận tải và giao nhận hàng hóa Quốc tế vào thực tế ngành giao nhận. – Có cơ hội tiếp xúc với công việc kinh doanh, biết cách tìm kiếm khách hàng và khai thác thông tin của khách hàng. – Có kinh nghiệm sử dụng máy móc văn phòng, làm quen với tác phong làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, đây là hành trang hữu ích cho bản thân cho công việc sau này. 3.3.2. Mặt hạn chế Từ những kỳ vọng, mục tiêu đặt ra trước khi bắt đầu và những kinh nghiệm rút ra được trong thời gian kiến tập, em xin tự đánh giá một số điểm về kỳ kiến tập của bản thân như sau: Thứ nhất, về những điều bản thân đã có thể làm tốt hơn trong kỳ thực tập: – Trong thời gian thực tập, em vẫn đang thực hiện việc học tại trường, nên thời gian dành cho việc thực tập không nhiều, chưa thể được các anh chị cho tham gia nhiều công việc, cũng chưa thực sự tìm hiểu sâu sát vào hoạt động Công ty; – Khi tiếp xúc với các anh chị trong phòng, bản thân em chưa biết cách bắt chuyện cũng như còn ngại đặt câu hỏi, dẫn đến nhiều vấn đề vướng mắc thời gian dài mới tìm được câu trả lời hay chưa học hỏi được nhiều kinh nghiệm của các anh chị; – Lúc bắt đầu thực tập, em chưa tìm hiểu kĩ càng về hoạt động công ty và liên hệ chúng với kiến thức mình đã học ở trường nhiều, nên phần lớn công việc thực hiện hay 33. 31 tài liệu được xem là nhờ các anh chị trong Công ty nhiệt tình chỉ dẫn và giúp đỡ, chưa chủ động trong công việc. Em nhận thấy đợt thực tập này giúp em tích lũy được khá nhiều kinh nghiệm mà em không được học trên giảng đường. Tuy nhiên, do thời gian thực tập quá ngắn, lại vướng phải việc học trên trường

Viết một bình luận